Як «Асканія» економить на закупівлі 10% бюджету, використовуючи електронні майданчики (evo business)

Євген Пятько, директор департаменту розвитку бізнесу «Асканія Груп», розповів EVO.Business, як влаштований процес закупівель в компанії і як вдається економити завдяки використанню електронних майданчиків. (далі – рос.)

Почему начали использовать электронную площадку

В 2014 году одна из компаний группы участвовала в крупном государственном тендере западной страны. Тендер проходил на электронной площадке в формате редукциона (аукцион на понижение — прим. ред.). Для украинских компаний в то время электронные торги и правила работы с ними были в новинку. Мы потратили много времени, чтобы разобраться в нюансах.

С учетом разницы в часовых поясах, торговались мы до ночи: снижали ставку, но ее постоянно перебивали. В результате мы все же выиграли. Проанализировав итоги, поняли, что на обычных переговорах такой сильной конкуренции и снижения цены не вышло бы.

Пришло понимание, что нам нужно внедрить такой инструмент и в свои тендерные процедуры.

Сначала думали написать собственный софт и связать его с сайтом компании. Рассчитав примерную стоимость программного обеспечения и сроки разработки, решили, что нет смысла изобретать велосипед.

В тот период как раз начиналось становление системы Prozorro. А площадка Zakupki.Prom.ua начала адаптировать ее возможности для коммерческих компаний. Протестировав сервис, поняли, что он нам подходит.

Внедрение площадки проходило поэтапно и не всегда быстро. Некоторые сотрудники, занимавшиеся закупками, задавали вопрос: «Зачем? И так ведь все хорошо работает». Приходилось объяснять, как сильно ускорятся и автоматизируются процессы, если использовать это решение.

Как устроен закупочный процесс

У «Аскании Групп» 12 направлений бизнеса, все они координируются инвестиционной компанией. В структуре есть тендерный комитет, который готовит тендерные условия, контролирует соблюдение процедур и согласовывает все закупки выше 100 тыс. грн. Закупки в диапазоне от 10 тыс. грн. до 100 тыс. грн. проходят с проведением конкурса, но уже на уровне каждого бизнеса.

80% закупок типичные. В них техническое задание и все требования к продукту уже давно сформированы. То есть тому, кто закупает, нужно запустить стандартную процедуру и обновить параметры по продукту. Такие закупки проводим через электронную площадку с привлечением максимального количества поставщиков: как постоянных, так и новых. Это сильно ускоряет процесс.

Новых поставщиков тщательно проверяем, всегда просим образцы продукции или референс-лист.

В работе с партнерами нам крайне важно понимать, что качество будет стабильно хорошим. Например, если одна из наших компаний покупает дизельное топливо, нужна уверенность, что поставщик доставит действительно хороший дизель, а не что-нибудь размешанное на ближайшей нефтебазе.

У нас жесткие спецификации по всем позициям сырья, тщательно контролируем, что привозят поставщики. Они знают о входящем контроле, поэтому те, кто с нами уже работал, мусор не везут. С новыми игроками бывает. Но в результате они просто попадают на стоимость логистики, ведь нужно все отвезти обратно и привезти новое, отвечающее требованиям.

Были случаи, когда компании сознательно пытались сорвать нам тендера. Начинались непонятные манипуляции с ценой, зная, что у нас подходят сроки поставки. Просто не дописывали одну цифру в сумме — семизначное число превращалось в шестизначное. Затем этот поставщик звонил и говорил: «Даю вам лучшую цену прямо сейчас». Мы в такие игры не играем.

Как только уменьшается количество участников в тендере, сразу же ухудшаются ценовые условия. Мы боремся с нерадивыми поставщиками различными методами: начиная с профилактических бесед и заканчивая исключением из тендеров.

Об экономии и конкуренции

асто закупщики из других компаний бравируют кейсами экономии, считая ее как разницу между ценой закупки и бюджетом. По моему мнению, считать уровень экономии можно только в отношении текущей закупки к предыдущей.

Например, есть бюджет, который не менялся последние пару лет. И вот закупщик приобрел сахар не по 16 грн, а по 12 грн. Но если рыночная цена и так 12 грн, а в прошлом месяце он вообще купил за 11,8 грн, то никакой экономии здесь нет.

Меряем экономию от предыдущей закупки или от первых сумм, с которыми подаются поставщики. В наших тендерах средняя экономия составляет около 10%.

В своих тендерах не раскрываем бюджет закупок: при должной конкуренции рынок сам себя отрегулирует. Когда вы показываете бюджет, компании, которые приходят на торги, привязывают предложения к потолку бюджета, даже если их цена была изначально ниже.

Купили безлимитный пакет тендеров на год на площадке для всех компаний группы, чтобы поставщики могли бесплатно участвовать в наших закупках. Стоимость отбили в первую же неделю.

Недавно закупали 14 флисовых кофт для сотрудниц одного из наших производств. Стоимость кофты — примерно 500 грн. Объем небольшой, но на торги пришли аж 16 компаний, и они боролись в 20 раундов. Аукцион занял весь день. Такой накал страстей не часто увидишь и на многомиллионных закупках.

Есть и довольно серьезные кейсы. К примеру, для производственных нужд мы регулярно закупаем специи. Закупщик провел стандартный тендер путем сравнения коммерческих предложений и переговоров. Свои предложения подали четыре традиционных поставщика, которые к нам из года в год приходили и продавали эти специи.

Уровень цен у них был плюс-минус схожим с прошлым годом и все казалось довольно понятным. Но мы решили провести второй этап тендера — редукцион. В закупку пришли те же четыре компании и начали ожесточенно торговаться и откровенно демпинговать. За 18 раундов торгов цена контракта упала на 35%. Мы сэкономили сотни тысяч гривен.

Постоянно монитрим рынки и стремимся приглашать к участию в закупках максимальное число игроков. Раньше такой мониторинг занимал много времени. Но зачем тратить время и ресурсы сотрудников на поиски партнеров, если можно дать поставщикам возможность самим найти тебя.

Электронная площадка помогает автоматизировать процессы, контролировать и оптимизировать затраты бизнеса. А в текущих экономических условиях контроль затрат — это один из ключевых аспектов стабильного развития компании.

С оригиналом статьи можно ознакомиться на evo.business

Підписатися